Dieser Text stammt aus dem Blog der Scrum Akademie und wurde uns zur Verfügung gestellt.

Wenn Teams zu viel Zeit mit dem Planning verbringen…

Ich habe bereits darüber geschrieben, dass Ihr Team nicht versuchen sollte, alle Tasks der nächsten Iteration im Planning Meeting zu identifizieren.

Die Problematik

Es gibt nämlich zwei Probleme, wenn Teams jeden einzelnen Task im Iteration Planning identifizieren möchten:

  1. Es ist so gut wie unmöglich, alles außer den offensichtlichsten Dingen identifizieren zu wollen. Egal wie viel Mühe sich Ihr Team gibt, es wird ihnen nie gelingen, im Voraus an alles zu denken.
  2. Es ist viel zu viel Arbeit.

Der Sinn und Zweck des Iteration Plannings ist es, die richtigen Product Backlog Items auszuwählen – und zwar genau die richtige Anzahl an Items, die am wichtigsten für die Auslieferung sind.

Ein Team kann all das tun, ohne an jede Kleinigkeit denken zu müssen, die in dieser Iteration erledigt werden muss. Solange die Teammitglieder sich über die wichtigsten Dinge Gedanken machen, können sie auch die richtige Menge der richtigen Product Backlog Items auswählen.

Dabei müssen die Teammitglieder an Folgendes denken:

  • Große Tasks
  • Tasks, die viel Koordination erfordern – und zwar entweder zwischen den einzelnen Teammitgliedern oder zwischen Teammitgliedern und Personen außerhalb des Teams
  • Tasks, die höchstwahrscheinlich zum kritischen Pfad gehören
  • Die ursprünglichen bzw. Haupttasks der Product Backlog Items, bei denen es noch viel Ungewissheit gibt

Abgesehen von diesen Punkten muss man nicht wirklich an etwas anderes denken. Das wäre nur eine große Zeitverschwendung und würde dazu führen, dass die Teammitglieder sich nicht mehr an den wichtigeren Meetings beteiligen möchten, da sie die Nase voll haben.

Was ein guter Scrum Master oder Agile Coach tun kann

Einige Iterationen lang sollte man keine Veränderungen vornehmen, außer die im Iteration Planning identifizierten Tasks zu zählen. Danach zählt man die Tasks, die am Ende der Iteration existieren. Man sollte alle Tasks zählen, auch die, die noch nicht fertiggestellt bzw. angefangen wurden.

Nachdem man das ein bis zwei Iterationen lang gemacht hat, wird der Prozentsatz der Tasks errechnet, die vom Team im Planning Meeting identifiziert wurden.

Ein Beispiel:

Nehmen wir an, ein Team hat drei Iterationen hinter sich gebracht. In der ersten Iteration identifizierte das Team 50 Tasks im Planning Meeting und am Ende der Iteration waren insgesamt 60 Tasks im Iteration Backlog. Das bedeutet, dass im Laufe der Iteration 10 Tasks hinzugekommen sind.

In der zweiten Iteration identifizierte das Team 45 von 60 Tasks im Planning Meeting. Und in der letzten Iteration 55 von letztendlich 70 Tasks.

Das heißt, dass das Team in den Planning Meetings 50 + 45 + 55 von insgesamt 60 + 60 + 70 Tasks identifiziert hat. Das sind 150 von insgesamt 180 Tasks. Das Team hat also 83 {ac9f72dfb4cc06516d0e1d487dbaf9ca9d61b3085a37e352816ccef52a45239b} aller Tasks während den drei Planning Meetings identifiziert.

Das ist zu viel.

Aus Erfahrung und nachdem ich diese Messung mit vielen Teams durchgeführt habe, kann ich sagen, dass erfolgreiche agile Teams ungefähr zwei Drittel aller Tasks im Planning identifizieren.

Wenn Ihr Team mehr als diese zwei Drittel in den Meetings identifiziert (wie das Team in dem oben genannten Beispiel), dann verbringt Ihr Team wahrscheinlich zu viel Zeit im Iteration Planning Meeting.

Erklären Sie das Ihrem Team beim nächsten Iteration Planning Meeting und gratulieren Sie den Teammitgliedern dazu, sich mit dem Planning so viel Mühe gemacht zu haben. Dann sagen Sie ihnen, dass Sie die Zeit dafür um 30 Minuten kürzen werden.

Sollte der Prozentsatz Ihres Teams jedoch unter 67 {ac9f72dfb4cc06516d0e1d487dbaf9ca9d61b3085a37e352816ccef52a45239b} liegen, teilen Sie auch diese Information mit den Teammitgliedern und sagen ihnen, dass sowohl das Team als auch Sie selbst davon profitieren werden, im Planning etwas gründlicher vorzugehen. Dann fügen Sie 30 Minuten zur Planungszeit hinzu.

Wiederholen Sie das so lange, bis Ihr Team ungefähr zwei Drittel aller Tasks im Planning Meeting identifiziert. Und noch einmal, ich sage nicht, dass man bei einer magischen Grenze die Diskussion einfach abbrechen sollte. Nutzen Sie dies einfach als praktische Richtlinie, um die richtige Menge an Zeit in den Iteration Planning Meetings dafür aufzuwenden.

Ich möchte nochmal darauf hinweisen, dass ich von zwei Drittel der Tasks eines Teams spreche. Das wird mit Sicherheit mehr sein als zwei Drittel der geplanten Zeit eines Iteration Planning Meetings. Die Tasks, die im Planning Meeting nicht identifiziert werden, sind meist die kleineren Tasks.
Wenn Sie Ihrem Team dabei helfen, nur etwa zwei Drittel der Tasks einer Iteration zu identifizieren, werden Sie Ihren Team dabei helfen, mit Agile erfolgreich zu sein.